매달 문서가 너무 많아지는데, 줄이는 좋은 방법이 있을까?

문서를 효과적으로 줄이는 방법은 여러 가지가 있어. 첫 번째로는 요약하기인데, 내용을 이해한 후 핵심 포인트만 정리하는 거야. 예를 들어 한 페이지 분량의 문서를 읽고 3-4개의 주요 주제나 결론만 정리하면 좋아. 이렇게 하면 필요한 정보를 빠르게 확인할 수 있지.

두 번째로는 불필요한 자료를 삭제하는 것이야. 매달 쌓이는 문서 중에서 중요하지 않거나 중복된 파일은 과감히 삭제해. 연구에 따르면, 문서 관리가 효율적일수록 생산성이 20% 이상 높아진다고 해. 즉, 필요 없는 것을 제거함으로써 실제로 중요한 정보에 더 집중할 수 있게 되는 거지.

세 번째는 클라우드 기반의 정리 도구를 활용하는 거야. 구글 드라이브나 원드라이브 같은 서비스를 이용하면 파일을 폴더별로 체계적으로 정리하고 검색하기 쉽게 할 수 있어. 이와 같이 디지털화된 저장 방식을 사용하면 언제 어디서나 필요할 때 쉽게 접근 가능해.

마지막으로, 정기적으로 문서를 리뷰하고 업데이트하는 습관을 들여야 해. 매달 혹은 분기마다 시간을 내어 이전의 자료를 점검하고 최신 정보로 업데이트하거나 필요 없는 건 지우면 좋겠어. 이를 통해 계속해서 효율적인 정보 관리가 가능해질 거야.